Datenschutzerklärung
Datum des Inkrafttretens: 27. Mai 2025
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Monitoris AG Buckhauserstrasse 34 8048 Zürich Schweiz
E-Mail: hello@monitoris.ai
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung und Vertraulichkeit.
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Ihnen zustehen.
3. Erhebung personenbezogener Daten
3.1 Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns aktiv übermitteln, insbesondere bei: der Registrierung eines Benutzerkontos der Nutzung unserer Dienstleistungen der Kontaktaufnahme mit uns dem Upload oder der Eingabe von Inhalten (z. B. Texte, Dokumente, Belege) Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Name, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten Unternehmensbezogene Informationen Inhalte und Dokumente, die im Rahmen der Nutzung bereitgestellt werden Kommunikationsinhalte mit dem Support
3.2 Automatisch erhobene Daten
Bei der Nutzung unserer Website und Anwendungen können automatisch technische Daten erfasst werden, insbesondere: IP-Adresse Datum und Uhrzeit des Zugriffs Browsertyp und Betriebssystem Geräteinformationen Nutzungs- und Interaktionsdaten Protokoll- und Sicherheitsdaten Diese Daten dienen der Gewährleistung von Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit unserer Systeme.
4. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Betrieb unserer Dienstleistungen
- Verarbeitung von Dokumenten und Inhalten im Rahmen des digitalen Backoffice
- Kommunikation mit Nutzerinnen und Nutzern
- Support und Fehlerbehebung
- Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Angebote
- Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Pflichten
5. Einsatz von Künstlicher Intelligenz
Monitoris setzt KI-gestützte Systeme ein, um administrative Prozesse effizient zu unterstützen, insbesondere bei der Analyse, Strukturierung und Verarbeitung von Inhalten und Dokumenten.
Dabei können Inhalte, die von Nutzerinnen und Nutzern bereitgestellt werden, durch KI-Modelle verarbeitet werden, sofern dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist.
Je nach Anwendungsfall kommen dabei auch externe KI-Dienste zum Einsatz, die über gesicherte Schnittstellen angebunden sind. Die Verarbeitung erfolgt ausschliesslich zweckgebunden zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion.
Eine Nutzung von Kundendaten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben oder gesetzlich vorgeschrieben.
Weitere Informationen zu eingesetzten KI-Technologien, Modelltypen, Hosting-Standorten und Grundsätzen des KI-Einsatzes finden Sie in unserer separaten KI-Transparenz-Erklärung.
6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:
- Einwilligung der betroffenen Person
- Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags
- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
- Berechtigte Interessen, insbesondere zur Sicherstellung des Betriebs, der Sicherheit und der Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen
7. Weitergabe von Daten an Dritte
Personenbezogene Daten können an Dritte weitergegeben werden, sofern dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, insbesondere an:
- Hosting- und Infrastrukturprovider
- IT- und Support-Dienstleister
- Anbieter von Analyse- oder KI-Diensten
- Behörden, sofern gesetzlich verpflichtet
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Alle Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln und ausschliesslich gemäss unseren Weisungen zu verarbeiten.
8. Datenübermittlung ins Ausland
Je nach eingesetztem Dienst kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch ausserhalb der Schweiz oder der EU erfolgen.
In solchen Fällen stellen wir durch geeignete Massnahmen wie Standardvertragsklauseln oder vergleichbare Garantien sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.
9. Aufbewahrungsdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Daten können insbesondere im Rahmen von Systemanpassungen, Weiterentwicklungen oder Beendigung der Nutzung gelöscht oder anonymisiert werden.
10. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
Trotz aller Sicherheitsmassnahmen kann eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung über das Internet nicht garantiert werden.
11. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben im Rahmen der anwendbaren Datenschutzgesetze insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung personenbezogener Daten
- Einschränkung der Verarbeitung
- Widerruf erteilter Einwilligungen
- Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde
Anfragen können jederzeit an hello@monitoris.ai gerichtet werden.
12. Keine Nutzung durch Kinder
Unsere Dienstleistungen richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.
