Belege aufbewahren: Was gilt in der Schweiz wirklich?
Zehn Jahre – so lange musst du Geschäftsbücher und Belege in der Schweiz aufbewahren. Aber was genau gehört dazu, was darf digital sein, und wann darfst du das Papier wegwerfen?
Dieser Beitrag beantwortet die häufigsten Fragen zur Aufbewahrungspflicht – kurz, konkret und mit den relevanten Gesetzesartikeln.
In der Schweiz müssen Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz zehn Jahre aufbewahrt werden – gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden sind (Art. 958f OR). Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen, wenn die Unterlagen unveränderbar gespeichert und jederzeit lesbar gemacht werden können. Nur Jahresbericht und Revisionsbericht müssen schriftlich und unterzeichnet vorliegen.
Was aufbewahrt werden muss
Zur Aufbewahrungspflicht gehören:
- Geschäftsbücher: Hauptbuch, Journale, Nebenbücher
- Buchungsbelege: Rechnungen (ein- und ausgehend), Quittungen, Spesenbelege, Verträge, Bankauszüge – alles, was eine Buchung nachvollziehbar macht
- Jahresrechnung: Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang
- Geschäftskorrespondenz, soweit sie für Geschäftsvorfälle relevant ist
Die Pflicht gilt für alle buchführungspflichtigen Unternehmen – und sinngemäss auch für die vereinfachte Buchführung: Auch beim Milchbüchlein gehört zu jeder Position ein Beleg.
Die Fristen
- 10 Jahre: die Grundregel für Bücher, Belege und Jahresrechnungen – ab Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres
- 20 Jahre: Belege im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen (Immobilien) für die Mehrwertsteuer – wegen der langen Korrekturmöglichkeiten beim Vorsteuerabzug
- Praxis-Tipp: Personalunterlagen, Verträge mit Langzeitwirkung und alles rund um Liegenschaften lieber länger behalten als zu kurz
Digital statt Papier: Was erlaubt ist
Du darfst deine Belege digital aufbewahren – auch als Scan oder Foto eines Papierbelegs. Die Verordnung über die Geschäftsbücher (GeBüV) verlangt dafür im Kern:
- Integrität: Die Unterlagen dürfen nachträglich nicht unbemerkt veränderbar sein.
- Verfügbarkeit: Sie müssen während der ganzen Frist lesbar und innert angemessener Frist zugänglich sein – auch bei einer Steuer- oder MWST-Kontrolle.
- Dokumentation: Ablauf und Organisation der Archivierung müssen nachvollziehbar sein.
Sind diese Bedingungen erfüllt, darfst du das Papier-Original in der Regel entsorgen. Ausnahme: Dokumente, die kraft Gesetz schriftlich und unterzeichnet vorliegen müssen – etwa Jahres- und Revisionsbericht – sowie Verträge, deren Original du im Streitfall brauchst.
Was bei fehlenden Belegen passiert
Fehlen Belege, darf die Steuerverwaltung nach Ermessen einschätzen – das wird fast immer teurer als die tatsächlichen Zahlen. Bei der MWST fällt ohne korrekten Beleg der Vorsteuerabzug weg. Und im Streit mit Kundinnen, Lieferanten oder Versicherungen fehlt dir schlicht das Beweismittel.
Fazit
Die Regel ist einfach: zehn Jahre, vollständig, unveränderbar, lesbar – bei Immobilien zwanzig. Die Umsetzung scheitert im Alltag selten am Wissen, sondern an der Disziplin der Ablage. Bei Monitoris ist genau das Teil des Systems: Du fotografierst den Beleg, alles Weitere – Verarbeitung, Verbuchung, geordnete Ablage – läuft im Hintergrund.
Wie du vom Papierstapel zur digitalen Ablage kommst, zeigt der Beitrag Belege digitalisieren. Und ob du die ganze Buchhaltung abgeben willst, klärt der Leitfaden Buchhaltung auslagern in der Schweiz.
