Ersten Mitarbeiter einstellen: Lohn, Sozialversicherungen und Pflichten

Wer in der Schweiz die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einstellt, muss sich als Arbeitgeber bei der Ausgleichskasse anmelden, eine Unfallversicherung abschliessen und ab CHF 22’680 Jahreslohn eine Pensionskasse organisieren. Vom Lohn abgerechnet werden AHV/IV/EO (10.6 %, je zur Hälfte) und ALV (2.2 % bis CHF 148’200, je zur Hälfte) – dazu kommen Arbeitgeberbeiträge wie Familienzulagen und die Berufsunfallversicherung (Stand: September 2026).

Vor dem ersten Arbeitstag: die Anmeldungen

1. Ausgleichskasse: Du meldest dich als Arbeitgeber bei der AHV-Ausgleichskasse an (kantonale Kasse oder Verbandskasse). Sie ist die Drehscheibe für AHV/IV/EO, ALV und Familienzulagen.
2. Unfallversicherung (UVG): Pflicht für alle Mitarbeitenden ab dem ersten Arbeitstag – die Berufsunfallversicherung zahlst du, die Nichtberufsunfallversicherung gilt ab 8 Stunden pro Woche und wird üblicherweise vom Lohn abgezogen.
3. Pensionskasse (BVG): Ab CHF 22’680 Jahreslohn obligatorisch (Stand: September 2026). Du wählst eine Pensionskasse oder schliesst dich einer Sammelstiftung an – und zwar bevor der erste Lohn läuft.
4. Quellensteuer: Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C rechnest du direkt über den Lohn mit dem Kanton ab – Anmeldung nicht vergessen.
5. Arbeitsvertrag: Schriftlich festhalten, was gilt – Lohn, Pensum, Ferien, Kündigungsfristen, 13. Monatslohn. Das erspart später Diskussionen.

Sinnvoll, aber freiwillig: eine Krankentaggeldversicherung (KTG), damit du bei längerer Krankheit nicht selbst monatelang Lohn zahlst.

Die Lohnabzüge im Überblick

Vom Bruttolohn deiner Mitarbeitenden werden abgezogen (Stand: September 2026):

• AHV/IV/EO: 5.3 % (du zahlst als Arbeitgeber noch einmal 5.3 % obendrauf)
• ALV: 1.1 % bis CHF 148’200 Jahreslohn (auch hier: gleicher Arbeitgeberanteil)
• NBU: Prämie je nach Versicherer, üblicherweise zulasten der Mitarbeitenden
• BVG: Sparbeiträge altersabhängig; du trägst als Arbeitgeber mindestens die Hälfte
• Quellensteuer: falls anwendbar, nach kantonalem Tarif

Was du als Arbeitgeber zusätzlich zahlst

Neben den paritätischen Anteilen (AHV/IV/EO, ALV, BVG) kommen auf dich zu: die Familienzulagen-Beiträge an die Familienausgleichskasse (kantonal unterschiedlich), die Berufsunfall-Prämie und die Verwaltungskosten der Ausgleichskasse. Als Faustregel solltest du auf den Bruttolohn rund 10–20 % Arbeitgeberkosten obendrauf rechnen – abhängig von Alter (BVG) und Branche (UVG).

Deine laufenden Pflichten

Mit dem ersten Lohnlauf beginnt der Rhythmus:

• Monatlich: Lohnabrechnung erstellen, Abzüge korrekt berechnen, Lohn und Quellensteuer termingerecht zahlen
• Bei Änderungen: Ein- und Austritte, Pensums- oder Lohnänderungen den Versicherungen melden
• Jährlich: Lohndeklaration an Ausgleichskasse, UVG-Versicherer und Pensionskasse; Lohnausweis für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter

Typische Fehler von Erstarbeitgebern

1. BVG-Anmeldung verschleppt – die Pflicht gilt rückwirkend ab Stellenantritt, Nachzahlungen inklusive.
2. NBU-Abzug vergessen – die Prämie bleibt sonst an dir hängen.
3. Quellensteuer übersehen – bei ausländischen Mitarbeitenden haftest du als Arbeitgeber für die Abrechnung.
4. 13. Monatslohn und Ferien unklar geregelt – was nicht im Vertrag steht, wird später zum Streitpunkt.
5. Deklarationsfristen verpasst – die Jahresmeldungen kommen immer im ungünstigsten Moment.

Fazit

Die erste Anstellung ist administrativ der grösste Sprung im Leben eines Kleinunternehmens: Aus einem Ein-Personen-Betrieb wird ein Arbeitgeber mit monatlichen und jährlichen Pflichten. Fachlich ist alles machbar – die Frage ist, ob du deine Zeit dafür einsetzen willst. Bei Monitoris läuft die Lohnadministration über eine Swissdec-zertifizierte Lohnlösung im Hintergrund: Abrechnungen, Meldungen und Deklarationen inklusive, du meldest nur Eintritte und Änderungen.

Mehr zur laufenden Lohnadministration liest du im Beitrag Lohnbuchhaltung für Schweizer KMU. Ob du gleich das ganze Backoffice abgibst, klärt der Leitfaden Buchhaltung auslagern in der Schweiz – und was das kostet, steht im Beitrag Was kostet ein Treuhänder?.