Was im ersten Jahr wirklich Pflicht ist – Backoffice-Guide Teil 1
Wer eine Firma gründet, bekommt Glückwünsche, einen Handelsregisterauszug – und eine Liste von Pflichten, die niemand vorher erklärt hat.
Teil 1 des Backoffice-Guides zeigt die fünf administrativen Pflichten, die vom ersten Tag an gelten: Buchführung, AHV, Mehrwertsteuer, Steuererklärung und Belegablage – und die typischen Fallen dabei.
Backoffice-Guide für Gründerinnen und Gründer · Teil 1 von 6
Wer eine Firma gründet, bekommt Glückwünsche, einen Handelsregisterauszug und eine Liste von Pflichten, die niemand vorher erklärt hat. Fünf davon gelten vom ersten Tag an. Dieser Beitrag zeigt, welche das sind, wann sie greifen und wo es in der Praxis am häufigsten schiefläuft.
1. Buchführung – ab dem ersten Franken
Jedes Unternehmen in der Schweiz ist buchführungspflichtig. Wie aufwendig, hängt von Rechtsform und Grösse ab:
- Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500’000 Umsatz im Vorjahr dürfen eine vereinfachte Buchführung führen: Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage – das klassische «Milchbüechli».
- GmbH und AG führen immer eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Dasselbe gilt für Einzelfirmen ab CHF 500’000 Umsatz. Welche Rechtsform zu dir passt, zeigt unser Vergleich GmbH oder Einzelfirma.
Die vereinfachte Variante klingt entspannt, ist aber in der Praxis die gefährlichere: Weil es kein System erzwingt, bleibt sie oft bis Dezember liegen. Dann fehlen die Belege vom Februar, die Bankauszüge sind unvollständig, und der Abschluss kostet mehr, als eine laufende Buchhaltung gekostet hätte.
Die Falle: «Mache ich am Jahresende.» Buchführung ist eine monatliche Aufgabe, keine jährliche.
2. AHV – die Anmeldung macht niemand für dich
Die Sozialversicherungen unterscheiden nicht nach Rechtsform, sondern nach Status:
- Selbständigerwerbende (Einzelfirma, Kollektivgesellschaft) melden sich selbst bei der kantonalen Ausgleichskasse an. Die Kasse prüft die Selbständigkeit anhand von Rechnungen, Verträgen und Auftritt. Die Beiträge werden provisorisch auf Basis des erwarteten Einkommens festgelegt und später definitiv abgerechnet.
- Inhaberinnen und Inhaber einer GmbH oder AG sind rechtlich Angestellte ihrer eigenen Firma. Die Firma meldet sich als Arbeitgeberin an, und mit dem ersten Lohn kommen AHV/IV/EO, ALV, die obligatorische Unfallversicherung und – ab der Eintrittsschwelle – die Pensionskasse dazu. Was beim ersten Lohnlauf alles mitspielt, haben wir separat aufgeschrieben.
Die Falle: Wer die Anmeldung vergisst, zahlt die Beiträge trotzdem – rückwirkend, mit Verzugszins. Und wer sich als GmbH-Inhaberin oder -Inhaber keinen Lohn auszahlt, spart keine Beiträge, sondern verschiebt das Problem auf die nächste Revision.
3. Mehrwertsteuer – ab CHF 100’000 Umsatz
Die MWST-Pflicht beginnt bei CHF 100’000 Umsatz pro Jahr. Entscheidend ist der Umsatz, nicht der Gewinn. Wer im ersten Jahr absehbar über die Grenze kommt, ist ab Beginn der Tätigkeit steuerpflichtig und muss sich innert 30 Tagen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anmelden.
Danach wird abgerechnet, in der Regel quartalsweise. Zwei Methoden stehen zur Wahl: die effektive Methode (Vorsteuer wird einzeln abgezogen) oder der Saldosteuersatz (ein branchenspezifischer Pauschalsatz, halbjährliche Abrechnung, weniger Aufwand, aber nicht für jeden Betrieb günstiger). Die Wahl bindet für mehrere Jahre und gehört deshalb vor die erste Abrechnung, nicht danach. Details zu Methoden, Fristen und Sätzen stehen im Beitrag zur MWST-Abrechnung.
Die Falle: Wer zu spät merkt, dass er über der Grenze liegt, schuldet die Steuer trotzdem – rückwirkend auf alle Umsätze seit Beginn der Steuerpflicht, auch wenn sie den Kundinnen und Kunden nie in Rechnung gestellt wurde.
4. Steuererklärung – eine mehr als bisher
Mit der Gründung ändert sich auch die Steuererklärung:
- GmbH und AG sind eigene Steuersubjekte und reichen eine eigene Steuererklärung für juristische Personen ein, mit Jahresrechnung als Beilage. Dazu kommt die private Steuererklärung der Inhaberin oder des Inhabers, in der Lohn und allfällige Dividenden deklariert werden.
- Einzelfirmen deklarieren das Geschäftsergebnis in der privaten Steuererklärung. Auch hier braucht es einen sauberen Abschluss als Beilage.
Die Falle: Ohne Abschluss keine Steuererklärung. Wer die Frist verpasst, wird nach Ermessen eingeschätzt – und Ermessenseinschätzungen fallen selten zu Gunsten der Steuerpflichtigen aus.
5. Belege – zehn Jahre lang
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Verträge und Geschäftskorrespondenz müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Digital ist zulässig, sofern die Unterlagen vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar sind. Ein Foto der Quittung reicht – die Schuhschachtel mit Originalen nicht, wenn im Dezember die Hälfte fehlt.
Was tatsächlich als Beleg zählt und wie die Ablage in der Praxis organisiert wird, steht im Ratgeber Belege aufbewahren in der Schweiz – und wird in Teil 2 dieser Serie vertieft.
Fünf Pflichten – und was davon bei Monitoris im Hintergrund läuft
Alle fünf. Die laufende Buchführung, die Anmeldungen bei Ausgleichskasse und Steuerverwaltung, die MWST-Abrechnung, die Steuererklärung und die Belegablage sind bei Monitoris Teil des Angebots: ein erledigtes Ergebnis zum Fixpreis, ohne Stundenabrechnung und ohne Nachträge. Belege kommen per Foto oder Mail, der Rest läuft automagic. Schreiben muss bei Monitoris niemand.
Nächste Woche, Teil 2: Belege – aufbewahren, aber wie.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand per Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Schwellenwerte und Fristen können sich ändern.
